In vielen Unternehmen hat sich über Jahre eine ganz eigene Arbeitsweise entwickelt. Der eine Mitarbeiter erledigt einen Auftrag auf diese Weise, die Kollegin geht anders vor und ein weiterer Mitarbeiter hat sich einen eigenen Ablauf zurechtgelegt, der für ihn gut funktioniert. Solange die Ergebnisse stimmen, fällt das oft kaum auf. Schließlich kennt jeder seine Aufgaben, bringt Erfahrung mit und weiß, wie er am besten arbeitet. Doch was auf den ersten Blick nach Selbstständigkeit und Flexibilität aussieht, kann für ein Unternehmen auch zum Problem werden.
Denn wenn jeder seine eigene Arbeitsweise entwickelt, gibt es häufig keinen einheitlichen Prozess mehr. Informationen werden unterschiedlich dokumentiert, Arbeitsschritte werden in einer anderen Reihenfolge ausgeführt und wichtige Details werden je nach Person unterschiedlich berücksichtigt. Das kann dazu führen, dass die Qualität schwankt, Fehler häufiger auftreten und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen unnötig kompliziert wird. Spätestens wenn jemand ausfällt, ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden muss oder ein Auftrag von einer anderen Person übernommen wird, zeigt sich, wie abhängig ein Unternehmen von individuellem Wissen und persönlichen Routinen geworden ist.
Wenn jeder anders arbeitet, hängt das Ergebnis möglicherweise stärker von der einzelnen Person ab als vom Prozess.
Allerdings wäre es zu einfach, daraus abzuleiten, dass jeder Mitarbeiter exakt nach einer starren Vorgabe arbeiten muss. Denn auch darin liegt eine Gefahr. Wer Menschen lediglich vorschreibt, wie sie ihre Arbeit zu erledigen haben, ohne ihre Erfahrungen und ihr Wissen einzubeziehen, verschenkt wertvolles Potenzial. Mitarbeiter entwickeln ihre Arbeitsweisen schließlich nicht immer aus Bequemlichkeit oder weil sie sich nicht an Vorgaben halten wollen. Häufig haben sie im Laufe der Zeit Lösungen gefunden, mit denen sie bestimmte Schwierigkeiten besser bewältigen oder unnötige Arbeit vermeiden können.
Und genau darin liegt auch eine Chance.
Wenn jeder Mitarbeiter eigene Erfahrungen gesammelt und unterschiedliche Vorgehensweisen entwickelt hat, kann eine Führungskraft daraus gemeinsam mit dem Team eine bessere Arbeitsweise entwickeln. Vielleicht hat ein Mitarbeiter einen Arbeitsschritt vereinfacht, eine Kollegin eine Fehlerquelle erkannt und ein anderer eine Möglichkeit gefunden, Informationen zuverlässiger weiterzugeben. Würde man einfach eine bestehende Vorgehensweise für alle verbindlich machen, könnten diese Erkenntnisse verloren gehen. Werden sie dagegen zusammengetragen und kritisch geprüft, entsteht möglicherweise ein Prozess, der besser funktioniert als jede einzelne Lösung für sich.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, ob Mitarbeiter ihre eigene Arbeitsweise entwickeln dürfen. Entscheidend ist, wie die Führungskraft damit umgeht.
Verbietet sie individuelle Vorgehensweisen grundsätzlich, riskiert sie, Erfahrung und Eigeninitiative auszubremsen. Lässt sie dagegen alles laufen, besteht die Gefahr, dass sich über Jahre unterschiedliche Abläufe verfestigen, die niemand mehr hinterfragt und deren Nachteile im Tagesgeschäft als selbstverständlich hingenommen werden. In beiden Fällen wird Potenzial verschenkt.
Besonders interessant wird es, wenn eine Führungskraft die unterschiedlichen Arbeitsweisen nicht als Störung betrachtet, sondern als Anlass, genauer hinzusehen. Denn bevor eine einheitliche Vorgehensweise festgelegt wird, sollte geklärt sein, warum die Mitarbeiter heute unterschiedlich arbeiten, welche Gründe dahinterstehen und was sich daraus lernen lässt. Eine Vorgabe allein schafft noch keinen guten Prozess, genauso wenig wie die bloße Freiheit, alles auf eigene Weise zu erledigen, automatisch zu guten Ergebnissen führt.
Am Ende geht es nicht darum, jede individuelle Arbeitsweise zu unterbinden oder jede Eigenlösung zu akzeptieren. Es geht darum, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu nutzen, eine sinnvolle gemeinsame Vorgehensweise zu entwickeln und dabei sicherzustellen, dass Qualität und Ergebnis nicht davon abhängen, wer gerade eine Aufgabe erledigt.
Wie erleben Sie das in Ihrem Unternehmen? Werden unterschiedliche Arbeitsweisen bewusst genutzt, um gemeinsam bessere Prozesse zu entwickeln, oder hat sich längst jeder seine eigene Vorgehensweise geschaffen, ohne dass jemand das Gesamtbild betrachtet?
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