Wenn wir in Unternehmen nach den Ursachen für schlechte Ergebnisse suchen, sprechen wir häufig über Prozesse, fehlende Ressourcen oder mangelnde Motivation. Dabei beginnt das eigentliche Problem oft viel früher.
Nämlich bei den Zielen.
Denn wenn Ziele nicht eindeutig formuliert sind, versteht jeder etwas anderes darunter. Und wenn jeder in eine andere Richtung arbeitet, sind schlechte Ergebnisse oft nur eine Frage der Zeit.
Viele Unternehmen formulieren Ziele wie: „Wir wollen kundenorientierter werden.“ oder „Wir wollen effizienter arbeiten.“ Das klingt gut, beantwortet aber nicht die entscheidenden Fragen: Was genau bedeutet das? Bis wann soll das Ziel erreicht werden? Woran messen wir den Erfolg?
Je unklarer ein Ziel ist, desto größer wird der Interpretationsspielraum. Jeder Bereich setzt eigene Schwerpunkte, jede Führungskraft verfolgt eigene Prioritäten und jeder Mitarbeiter entwickelt seine eigene Vorstellung davon, was eigentlich erreicht werden soll. Das Ergebnis sind Reibungsverluste, Missverständnisse und häufig Ziele, die sich sogar gegenseitig behindern.
Deshalb sollten Ziele möglichst konkret formuliert werden. Das SMART-Prinzip bietet dafür eine gute Orientierung. Entscheidend ist jedoch nicht, ob wir eine bestimmte Methode anwenden. Entscheidend ist, dass jeder weiß, was erreicht werden soll, warum dieses Ziel wichtig ist und woran der Erfolg gemessen wird.
Mindestens genauso wichtig ist, dass alle Bereiche dieselbe Richtung verfolgen.
In vielen Unternehmen optimiert jede Abteilung ihre eigenen Kennzahlen. Der Einkauf senkt Kosten, die Produktion steigert die Auslastung und der Vertrieb erfüllt möglichst viele Kundenwünsche. Jede Entscheidung ist für sich betrachtet nachvollziehbar. Doch wenn die Ziele nicht aufeinander abgestimmt sind, verbessert zwar jeder seinen eigenen Bereich – das Unternehmen als Ganzes jedoch nicht.
Deshalb sollten die übergeordneten Unternehmensziele Schritt für Schritt auf die einzelnen Bereiche, Teams und schließlich auf die täglichen Aufgaben heruntergebrochen werden. So erkennt jeder Mitarbeiter, welchen Beitrag seine Arbeit zum gemeinsamen Erfolg leistet.
Für dieses Vorgehen gibt es unterschiedliche Ansätze. Einer davon ist Hoshin Kanri. Hinter dem japanischen Begriff steckt im Grunde ein einfacher Gedanke: Alle Bereiche arbeiten auf dieselben Unternehmensziele hin – mit klaren Verantwortlichkeiten und einer gemeinsamen Richtung. Der Name ist dabei weniger wichtig als das Prinzip.
Ebenso wichtig ist die Akzeptanz.
Ziele, die lediglich vorgegeben werden, bleiben häufig abstrakt. Erst wenn Führungskräfte erklären, warum ein Ziel wichtig ist und welchen Nutzen es für das Unternehmen und die Mitarbeiter hat, entsteht Verständnis. Und aus Verständnis entsteht meist auch die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
Neben den Unternehmenszielen sollten wir auch die persönlichen Ziele der Mitarbeiter nicht vergessen. Die Harada-Methode verfolgt genau diesen Gedanken. Sie verbindet die persönliche Weiterentwicklung mit den Zielen des Unternehmens. Denn Menschen engagieren sich deutlich stärker, wenn sie erkennen, dass sie nicht nur zum Unternehmenserfolg beitragen, sondern sich gleichzeitig auch selbst weiterentwickeln.
Schlechte Ergebnisse entstehen selten zufällig. Häufig sind sie die Folge unklarer oder nicht aufeinander abgestimmter Ziele.
Je klarer Ziele formuliert sind, je besser sie im Unternehmen verstanden werden und je konsequenter alle in dieselbe Richtung arbeiten, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass aus guten Absichten auch gute Ergebnisse werden.
Denn nur wenn jeder weiß, wohin die Reise geht und welchen Beitrag er dazu leisten kann, entsteht aus vielen Einzelaktivitäten ein gemeinsamer Erfolg.
Erfolgreiche Unternehmen entstehen nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch das Zusammenspiel von guter Führung, klaren Strukturen, funktionierenden Prozessen und einer Unternehmenskultur, in der Menschen Verantwortung übernehmen.
Dabei unterstützen wir Unternehmen mit unserer Erfahrung in den Bereichen Unternehmensentwicklung, Führungskräfteentwicklung, Prozessoptimierung, Konfliktmanagement sowie Aus- und Weiterbildung. Unser Anspruch ist es, gemeinsam Lösungen zu entwickeln, die nicht nur auf dem Papier funktionieren, sondern sich im Arbeitsalltag dauerhaft bewähren.
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Veränderungen gehören heute in fast jedem Unternehmen zum Alltag. Neue Prozesse werden eingeführt, Abläufe angepasst, Strukturen verändert oder Verbesserungsprojekte gestartet. Die Ziele sind meist klar: effizienter werden, Fehler reduzieren, die Zusammenarbeit verbessern oder das Unternehmen fit für die Zukunft machen.
Trotzdem erleben viele Unternehmen immer wieder das Gleiche. Die Veränderung startet mit viel Energie, wird vorgestellt, besprochen und beschlossen. Einige Wochen oder Monate später ist von der ursprünglichen Begeisterung oft nicht mehr viel übrig. Die Umsetzung stockt, alte Gewohnheiten kehren zurück und die erhofften Ergebnisse bleiben aus.
Ein häufiger Grund dafür ist das Tagesgeschäft. Solange über Veränderungen gesprochen wird, sind viele Beteiligte noch motiviert. Sobald jedoch Kundenanfragen, Termine, Störungen oder andere dringende Aufgaben den Arbeitsalltag bestimmen, rückt die Veränderung schnell in den Hintergrund. Was heute erledigt werden muss, gewinnt gegen das, was langfristig verbessert werden soll.
Doch das Tagesgeschäft ist nicht der einzige Grund.
In vielen Unternehmen gibt es Menschen, die Veränderungen grundsätzlich kritisch gegenüberstehen. Die Aussagen sind oft ähnlich: „Es läuft doch alles.“ Oder: „War denn alles schlecht, was wir in der Vergangenheit gemacht haben?“ Dahinter steckt häufig nicht einmal böser Wille. Viele Menschen haben über Jahre erfolgreich gearbeitet und sehen keinen unmittelbaren Grund, etwas zu verändern. Für Veränderungsprojekte kann diese Haltung jedoch schnell zum Problem werden. Denn wenn einzelne Personen immer wieder Zweifel streuen oder neue Ideen grundsätzlich ablehnen, beeinflusst das oft auch andere Kollegen.
Hinzu kommt ein weiteres Phänomen, das in vielen Organisationen anzutreffen ist: das sogenannte Inseldenken.
Wissen wird nicht geteilt, sondern zurückgehalten. Einzelne Fachkräfte oder Führungskräfte verfügen über wichtige Informationen, Erfahrungen oder Spezialwissen, geben dieses aber nur ungern weiter. Manchmal geschieht dies bewusst, manchmal unbewusst. Das Ergebnis ist jedoch immer ähnlich. Veränderungen werden erschwert, weil Wissen nicht dort verfügbar ist, wo es benötigt wird. Prozesse hängen an einzelnen Personen und Verbesserungen kommen nur langsam voran.
Gerade bei Veränderungsprojekten zeigt sich dann, wie abhängig Unternehmen von bestimmten Wissensträgern geworden sind. Wenn Informationen nicht offen ausgetauscht werden, entstehen Unsicherheiten, Missverständnisse und vermeidbare Reibungsverluste. Die Veränderung wird dadurch nicht schneller, sondern deutlich schwieriger.
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei Veränderungen vor allem auf Prozesse, Methoden und Maßnahmen. Die eigentlichen Herausforderungen liegen jedoch häufig an anderer Stelle. Sie liegen in Gewohnheiten, Denkweisen, Unternehmenskulturen und Verhaltensmustern, die über Jahre entstanden sind.
Genau deshalb scheitern Veränderungen oft nicht an der Idee selbst. Sie scheitern im Alltag.
Sie scheitern zwischen Termindruck und Tagesgeschäft. Sie scheitern an fehlender Akzeptanz. Sie scheitern an Menschen, die keinen Sinn in der Veränderung erkennen. Und sie scheitern dort, wo Wissen als persönlicher Besitz betrachtet wird, anstatt als Grundlage für gemeinsamen Erfolg.
Wer Veränderungen nachhaltig umsetzen möchte, muss deshalb deutlich tiefer schauen als nur auf Prozesse und Maßnahmen. Denn die eigentlichen Erfolgsfaktoren liegen häufig dort, wo viele Veränderungsprojekte erst anfangen, interessant zu werden.
„Veränderungen scheitern selten an fehlenden Ideen. Sie scheitern meist daran, dass Verantwortlichkeiten unklar sind, Standards fehlen oder das Tagesgeschäft jede Verbesserung verdrängt. Wer Veränderungen dauerhaft verankern möchte, muss zuerst verstehen, wo die Ursachen im eigenen Unternehmen liegen“.
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„Wir haben keine Zeit.“
Diesen Satz hört man in Unternehmen nahezu täglich. Führungskräfte haben keine Zeit für ihre Mitarbeiter, Mitarbeiter haben keine Zeit für Verbesserungen und Projekte verzögern sich, weil ständig etwas dazwischenkommt.
Doch die eigentliche Frage lautet:
Haben wir wirklich zu wenig Zeit oder verschwenden wir jeden Tag einen großen Teil davon?
In Unternehmen ist Zeitverlust kein Ausnahmefall. Er ist Teil des täglichen Arbeitsablaufs geworden. So selbstverständlich, dass er oft gar nicht mehr wahrgenommen wird.
Wenn von Zeitverschwendung gesprochen wird, denken viele zunächst an unmotivierte Mitarbeiter oder mangelnde Arbeitsdisziplin. Die Realität sieht anders aus. Die meisten Mitarbeiter arbeiten engagiert und geben ihr Bestes. Trotzdem geht jeden Tag wertvolle Arbeitszeit verloren. Nicht durch die Menschen, sondern durch die Art und Weise, wie Arbeit organisiert ist.
Typische Beispiele aus der Praxis:
Jeder einzelne Vorgang kostet nur wenige Minuten. Zusammengerechnet entstehen daraus jedoch Stunden, Tage und manchmal sogar Wochen an verlorener Arbeitszeit.
Besonders problematisch sind Zeitverluste, die niemand mehr hinterfragt. Wenn Mitarbeiter regelmäßig Informationen suchen müssen, wird dies irgendwann als normal angesehen. Wenn Besprechungen ohne klare Ergebnisse enden, gilt das als Teil des Arbeitsalltags. Wenn Führungskräfte ständig operative Probleme lösen müssen, wird dies häufig sogar als Zeichen von Engagement betrachtet.
Doch genau hier liegt die Herausforderung. Was täglich passiert, wird irgendwann nicht mehr als Problem wahrgenommen. Dadurch bleibt enormes Verbesserungspotenzial ungenutzt.
Verlorene Zeit bedeutet nicht nur geringere Produktivität.
Die Auswirkungen reichen deutlich weiter:
Unternehmen versuchen diese Probleme durch mehr Personal, zusätzliche Meetings oder neue Software zu lösen. Dabei wird häufig nicht die Ursache betrachtet. Denn zusätzliche Ressourcen beseitigen keine Verschwendung. Sie machen sie oft nur weniger sichtbar.
In der Praxis entstehen Zeitverluste selten durch einzelne Personen. Viel häufiger sind sie das Ergebnis unklarer Prozesse, fehlender Standards, unzureichender Kommunikation oder ungeklärter Verantwortlichkeiten. Wenn Mitarbeiter ständig nachfragen müssen, fehlen oft klare Vorgaben. Wenn Fehler immer wieder auftreten, sind Ursachen häufig nicht dauerhaft beseitigt worden. Wenn Führungskräfte jeden Tag dieselben Probleme lösen, liegt die Ursache meist nicht im Problem selbst, sondern in den Rahmenbedingungen, die das Problem immer wieder entstehen lassen.
Deshalb lohnt es sich, nicht nur Symptome zu bekämpfen, sondern die eigentlichen Ursachen sichtbar zu machen.
Zeitverschwendung ist selten ein individuelles Problem. Sie entsteht meist durch Strukturen, Prozesse und Rahmenbedingungen. Deshalb kommt Führungskräften eine besondere Verantwortung zu. Gute Führung bedeutet nicht, ständig Brände zu löschen. Gute Führung bedeutet, Hindernisse zu erkennen, Ursachen zu beseitigen und Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen Mitarbeiter erfolgreich arbeiten können.
Wer Zeitverluste sichtbar macht und systematisch reduziert, verbessert nicht nur Prozesse. Er verbessert gleichzeitig Zusammenarbeit, Motivation und Unternehmenserfolg.
Unternehmen investieren häufig viel Geld in Maschinen, Software oder neue Technologien. Dabei wird eine Ressource oft unterschätzt:
Die verfügbare Arbeitszeit der Mitarbeiter.
Jede unnötige Suche, jede unnötige Abstimmung und jeder vermeidbare Fehler verbraucht wertvolle Zeit, die für Kunden, Innovationen oder Verbesserungen genutzt werden könnte. Unternehmen, die Zeitverluste konsequent reduzieren, gewinnen nicht nur Effizienz. Sie schaffen Freiräume für Entwicklung, Wachstum und bessere Führung.
Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Trotzdem wird sie in vielen Organisationen jeden Tag in erheblichem Umfang verschwendet. Häufig unbemerkt und oft als normal akzeptiert.
Wer nachhaltige Verbesserungen erreichen möchte, sollte nicht zuerst fragen, wie Mitarbeiter schneller arbeiten können. Die bessere Frage lautet:
Welche Hindernisse kosten unsere Mitarbeiter jeden Tag wertvolle Zeit?
Genau dort beginnt echte Verbesserung.
Sie möchten erfahren, wie Sie Zeitverluste erkennen, Prozesse effizienter gestalten und die Wirksamkeit Ihrer Führung nachhaltig verbessern?
Gemeinsam mit dem Ingenieurbüro Klein (IBK) bieten wir praxisnahe Seminare für aktuelle und angehende Führungskräfte an. Im Mittelpunkt stehen bewährte Methoden zur Verbesserung von Abläufen, wirksame Führungsansätze sowie Strategien zur nachhaltigen Steigerung von Produktivität und Zusammenarbeit.
Unser Ziel ist es, Führungskräften Werkzeuge an die Hand zu geben, die nicht nur in der Theorie überzeugen, sondern im Arbeitsalltag unmittelbar anwendbar sind.
Denn erfolgreiche Unternehmen entstehen dort, wo Zeit sinnvoll genutzt wird, Prozesse reibungslos funktionieren und Führung Orientierung schafft.
Na arbeiten Sie auch doppelt? Oder lassen Sie noch arbeiten?
Doppelt gemoppelt hält besser. Diesen Spruch hören wir in Unternehmen öfter als uns lieb ist. Meist halb im Spaß gemeint. In der Realität ist es ein teures Missverständnis.
Doppelarbeit ist kein Zufall. Doppelarbeit ist System.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in vielen Organisationen.
Wir haben genau das mehrfach erlebt. Parallel laufende Projekte mit identischem Ziel. Drei Präsentationen für den gleichen Sachverhalt. Unterschiedliche Zahlen für die gleiche Frage. Am Ende verbringt man mehr Zeit mit Abstimmung als mit Wertschöpfung.
Und dann kommt der Klassiker Das hätte nicht passieren dürfen! Doch. Genau so muss es passieren wenn das System so gebaut ist.
Doppelarbeit entsteht nicht weil Mitarbeiter schlecht sind. Doppelarbeit entsteht weil Führung nicht klar ist.
In der Lean Welt ist das keine Kleinigkeit. Das ist Verschwendung. Eine der klassischen acht Verschwendungsarten. Und gleichzeitig eine der teuersten. Nicht nur finanziell. Sondern auch kulturell.
Denn was passiert mit Mitarbeitern die merken dass ihre Arbeit doppelt gemacht wird?
Und irgendwann ist es egal wer was macht. Hauptsache irgendwer macht es.
Die entscheidende Frage ist: Warum erlaubt Ihr System so etwas?
Wenn Sie Doppelarbeit wirklich reduzieren wollen dann hören Sie auf Symptome zu bekämpfen. Schauen Sie auf Ihr System.
Solange diese Fragen nicht sauber beantwortet sind wird weiter doppelt gearbeitet. Egal wie viele Meetings Sie ansetzen.
Also nochmal ganz direkt:
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