Ein Prozess kann perfekt beschrieben sein und trotzdem schlecht funktionieren.
Das passiert jeden Tag in Unternehmen. Es gibt Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Ablaufdiagramme. Sie sind abgestimmt, freigegeben und irgendwo abgelegt. Auf dem Papier sieht alles logisch und nachvollziehbar aus.
Und dann kommt der Alltag.
Ein Kunde ruft an, eine Kollegin fällt kurzfristig aus, eine wichtige Information fehlt oder ein Auftrag kommt anders als geplant. Genau dann zeigt sich, ob ein Prozess wirklich funktioniert oder ob er nur auf dem Papier funktioniert.
Dann wird improvisiert. Aufgaben werden anders verteilt, Informationen werden telefonisch oder per E-Mail weitergegeben und plötzlich weiß einer nicht mehr genau, wer eigentlich für was zuständig ist.
„Das machen wir jetzt ausnahmsweise anders.“
Genau hier liegt das Problem.
Denn ein Prozess ist nicht deshalb gut, weil er auf dem Papier logisch aussieht. Er ist gut, wenn die Menschen, die damit arbeiten, ihn im Alltag zuverlässig anwenden können.
Das gilt für die Produktion genauso wie für Einkauf, Vertrieb, Verwaltung, Kundenservice oder Personal.
Ein Prozess, der nur unter Idealbedingungen funktioniert, ist kein stabiler Prozess.
Wer einen Prozess verbessern will, sollte deshalb nicht nur fragen: „Wie soll es laut Prozess funktionieren?“
Die interessantere Frage ist: „Wie funktioniert es tatsächlich?“
Wo entstehen Wartezeiten? Wo fehlen Informationen? Wo wird ständig nachgefragt? Wo werden Aufgaben doppelt erledigt? Und wo umgehen Mitarbeiter den vorgesehenen Ablauf, weil er ihnen im Alltag nicht hilft?
Gerade das Umgehen eines Prozesses ist ein wichtiges Signal. Nicht automatisch dafür, dass Mitarbeiter sich nicht an Regeln halten wollen. Es kann genauso gut bedeuten, dass der Prozess nicht zur tatsächlichen Arbeit passt.
Das wird in Unternehmen gerne übersehen. Dann wird versucht, die Mitarbeiter wieder dazu zu bringen, sich an den Prozess zu halten.
Vielleicht wäre es sinnvoller, zuerst den Prozess selbst zu hinterfragen.
Das Ziel eines guten Prozesses ist nicht, möglichst viele Regeln, Formulare und Freigaben zu schaffen. Er soll Menschen dabei unterstützen, ihre Arbeit zuverlässig zu erledigen.
Wenn Mitarbeiter ständig erklären müssen, warum ein Prozess nicht funktioniert, liegt das Problem möglicherweise nicht bei den Mitarbeitern.
Vielleicht muss der Prozess selbst auf den Prüfstand.
Denn der Alltag entscheidet, ob ein Prozess gut ist. Nicht das Prozesshandbuch.
Wie erkennt man, wo Prozesse tatsächlich nicht stabil laufen? Wo entstehen unnötige Schleifen, Wartezeiten und Schnittstellenprobleme? Und warum werden manche Abläufe im Alltag anders gelebt als ursprünglich vorgesehen?
Mit diesen und weiteren Fragen beschäftigen wir uns in unseren Seminaren für angehende und erfahrene Führungskräfte.
Aktuelle Seminartermine:
Seminartermine ansehen
Unser gesamtes Seminarprogramm:
Seminarprogramm ansehen
Mehr über uns, unsere Arbeit und Kontaktmöglichkeiten:
IBK Klein
JEHK LeanVision
