„Das machen wir schon immer so“: Wenn Ineffizienz zum Alltag wird

In vielen Unternehmen gibt es Prozesse, von denen jeder weiß, dass sie nicht wirklich funktionieren.

Trotzdem laufen sie jeden Tag genau so weiter.

Nicht, weil niemand das Problem erkennt, sondern weil man sich daran gewöhnt hat.

Ein paar Beispiele:

  • Ein Mitarbeiter wartet regelmäßig auf eine Freigabe. Also plant er die Wartezeit gleich mit ein.
  • Eine Bestellung muss durch fünf Hände, obwohl eigentlich zwei ausreichen würden. Also werden die fünf Schritte einfach abgearbeitet.
  • Informationen werden aus einem System exportiert, in Excel bearbeitet und anschließend wieder in ein anderes System übertragen. Jeder weiß, dass dabei Zeit verloren geht. Trotzdem gehört es zum täglichen Ablauf.
  • Oder ein Produktionsauftrag steht immer wieder still, weil eine bestimmte Information fehlt. Irgendjemand telefoniert kurz, fragt nach und es geht weiter.

Das Problem ist damit scheinbar gelöst. Bis es am nächsten Tag wieder passiert. Genau darin liegt eine der größten Gefahren ineffizienter Prozesse. Sie werden zum normalen Bestandteil des Arbeitsalltags. Was gestern noch als Problem aufgefallen ist, wird heute mit dem Satz „Das ist bei uns eben so“ akzeptiert.

Die Folgen sind erheblich. Mitarbeiter verbringen Zeit mit Warten, Suchen, Nachfragen, Übertragen und Nacharbeiten, statt mit ihrer eigentlichen Aufgabe. Führungskräfte beschäftigen sich mit der täglichen Beseitigung von Störungen, anstatt das Unternehmen und ihre Mitarbeiter weiterzuentwickeln. Termine werden unsicherer, Durchlaufzeiten länger und Fehler wahrscheinlicher. Besonders problematisch ist, dass viele dieser Verluste in keiner klassischen Kennzahl eindeutig auftauchen. Sie verteilen sich über den gesamten Prozess und werden dadurch leicht übersehen.

Auch künstliche Intelligenz wird daran nicht automatisch etwas ändern. KI kann einen schlechten Prozess nicht einfach in einen guten Prozess verwandeln. Im Gegenteil. KI macht Schlechtes nur schneller schlecht.

Wenn ein Unternehmen einen unnötig komplizierten Prozess digitalisiert, wird der unnötig komplizierte Prozess möglicherweise schneller ausgeführt. Wenn unklare oder fehlerhafte Informationen in einen Prozess eingehen, kann KI daraus sehr effizient neue Ergebnisse erzeugen, die ebenfalls nicht besser sind. Technologie kann Prozesse unterstützen. Sie ersetzt aber nicht die Frage, ob ein Prozess überhaupt sinnvoll aufgebaut ist.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wie können wir diesen Prozess schneller machen? Sondern zunächst: Warum läuft dieser Prozess überhaupt so ab? Genau dort beginnt die eigentliche Prozessarbeit. Und genau dort zeigt sich häufig, wie viel Ineffizienz in Unternehmen bereits als normal akzeptiert wird.

 

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