Kennzahlen ohne Wirkung – JEHK LeanVision

Wenn Zahlen erhoben, aber nicht genutzt werden.

In vielen Unternehmen werden täglich, wöchentlich oder monatlich Kennzahlen erhoben. Berichte werden erstellt, Dashboards gepflegt, Ampeln wechseln ihre Farbe. Doch ich stelle mir immer wieder eine einfache Frage:

Welche konkrete Entscheidung wurde aufgrund dieser Kennzahlen tatsächlich getroffen?

Vor einigen Jahren war ich in einem Unternehmen tätig, in dem der Geschäftsführer rund 60 Kennzahlen regelmäßig betrachtete. Mein Eindruck war damals: Ein Großteil dieser Kennzahlen löste am Ende überhaupt nichts aus. Sie wurden erhoben, weil sie schon immer erhoben wurden. Oder weil sie irgendwann einmal von einem Berater eingeführt worden waren.

Noch problematischer war jedoch etwas anderes: Ich hatte erhebliche Zweifel daran, ob einige Kennzahlen überhaupt die Realität widerspiegelten. Gerade in der Produktion wurden viele Daten automatisch aus den Maschinen übernommen. Das klingt zunächst objektiv. Tatsächlich waren die zugrunde liegenden Eingaben jedoch alles andere als einheitlich.

Der eine Mitarbeiter startete die Rüstzeit sofort. Der andere erst später. Der eine beendete sie direkt nach dem Einrichten. Der andere erst nach dem ersten Gutteil. Bei Schichtende drückte ein Mitarbeiter „Pause“, der nächste „Schichtübergabe“ und ein dritter ließ die Maschine einfach weiterlaufen. Alle handelten unterschiedlich. Und trotzdem wurden aus diesen Daten Kennzahlen berechnet, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden sollten.

Mein erster Schritt war deshalb nicht, neue Kennzahlen einzuführen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern haben wir eindeutige Standards definiert. Wann beginnt eine Rüstzeit? Wann endet sie? Welche Maschinenzustände werden wie erfasst? Anschließend wurden alle Mitarbeiter geschult und die Einhaltung der Standards regelmäßig überprüft.

Erst danach hatte ich das Vertrauen, dass die Kennzahlen aus der Produktion tatsächlich belastbar waren.

Genau hier beginnt übrigens eine der wichtigsten Führungsaufgaben.

Führungskräfte sind nicht nur dafür verantwortlich, Kennzahlen zu betrachten. Sie tragen auch Verantwortung dafür, dass die Daten überhaupt vergleichbar und verlässlich sind.

Dazu gehört unter anderem:

klare Arbeitsstandards festlegen,
Mitarbeiter einheitlich schulen,
die Einhaltung der Standards regelmäßig überprüfen,
Auffälligkeiten hinterfragen und
bei Abweichungen gemeinsam Ursachen ermitteln und Maßnahmen ableiten.

Denn Kennzahlen sind kein Kontrollinstrument, sondern ein Führungsinstrument. Sie sollen Transparenz schaffen, Entwicklungen sichtbar machen und Verbesserungen ermöglichen. Eine Kennzahl, die niemand hinterfragt, der niemand vertraut oder die keine Handlung auslöst, erzeugt vor allem Verwaltungsaufwand.

Deshalb sollten sich Führungskräfte regelmäßig zwei Fragen stellen: